Digital skjemaløsning har gitt Høgskolen i Østfold bedre personvern og mindre papirflytting

Hovedsakelig var det behovet for bedre personvern for studentene og en mer effektiv saksbehandling som førte til at Høgskolen i Østfold ønsket skjemaløsningen fra Prokom. Det har gitt dem stor effektiviseringsgevinst, bedre brukervennlighet og en langt sikrere løsning for studentene.

Det er gøy å være første høgskole som benytter seg av digitale praksisvurderingsskjemaer, sier Geir Øyvind Larsen, førstekonsulent ved avdelingen for organisasjons- og tjenesteutvikling, enhet for prosjekt- og prosessforbedring.

Slutt på manuell papirflytting

En typisk dag for saksbehandlerene på studenttjenester/eksamen og arkiv på Høgskolen i Østfold kunne innebære mye administrasjonstid og manuell flytting av papirer. Dette tok tid, og både Geir og de andre ansatte savnet en mer effektiv løsning for saksbehandlingen.

Skjemaene som ble fylt ut av elevene måtte leveres til servicetorget, og gikk videre derfra til saksbehandleren, som på sin side vurderte om det var nok informasjon i skjemaet før vedkommende sendte det til arkivet. I arkivsystemet ble saken behandlet, og deretter ble det sendt svar til studenten. I tillegg kunne skjemaet bli liggende i køer rundt omkring i systemet.

– Siden man ikke kan sende personsensitiv informasjon på e-post, men enten levere det personlig eller via servicetorget, gikk det mye tid til papirflytting. Skjemaløsningen er en sikker løsning, og informasjonen går rett inn i saksarkivet. Så man kan si at personvern også handler om tidsbesparing, sier Geir.

Totalt over hele høgskolen har de behandlet 1900 skjemaer totalt siden 1.oktober 2019. Det er mange skjemaer, og det er mye tid spart.

– Vi merker også en digital modenhet hos både studenter og samarbeidsaktører. Det ligger en generell forventning til en høyskole som offentlig virksomhet som skal være digital tilgjengelig, sier Cecilie Klaunes Nielsen, rådgiver ved HiØ. Hun var initiativtakeren for anskaffelsen av skjemaløsningen.

Først ut med digitale praksisvurdering

Ved innlogging til skjema kan du bruke både Feide og MinID. Fordelen med Feide er at det gjør det enklere å logge inn, og det inneholder også metainformasjon som e-post og brukernavn, og om vedkommende er ansatte eller student. Informasjonen kan brukes til å identifisere brukeren inn i ulike roller i skjemaene med flyt.

Og det er nettopp løsningen for roller og flyt som har vært så tidsbesparende ved praksisvurderingen til studentene. Når skjemaet skal innom mange ulike roller er det en stor fordel å slippe papirflyttingen.

– Veilederen fyller ut skjemaet før det sendes til studenten, som får mulighet til å komme med en kommentar før det sendes videre til læreren, som på sin side kan si noe om studenten har bestått eller ikke, forklarer Geir.

- Her har vi også lagt inn en tidsbegrensning, sånn at skjemaet sendes videre etter 7 dager, om ikke eleven har kommentert, legger han til.

Øyvind H. Mathiesen fra Nav har vært veileder på praksisplass for praksis i vernepleie. Han synes overgangen til digital praksisvurdering har vært utelukkende positiv, enkel, tidsbesparende og oversiktlig. Han påpeker også at muligheten til å mellomlagre arbeidet er en stor fordel.

– Min opplevelse er at papirskjema i større grad blir skummet raskt igjennom, mens digitalt tar man seg mer tid til refleksjon. Jeg tror overgangen til en digital løsning vil være et løft av kvaliteten på evalueringen, og at man i større grad vil kunne utvikle systemet gradvis. Papirversjonen har vært relativt uforandret i 25-20 år, så en digital løsning vil uansett endre en etablert praksis og bidra til kvalitetsutvikling, sier Øyvind.

Enkel og intuitiv løsning

Ved Høgskolen i Østfold er Geir veldig glad i P360 integrasjonen. Det er integrasjonen mot saksarkivsystemet. At sakene går direkte inn i arkivsystemet, registrert med de metadataene som trengs, er en kjempefordel som gir dem en stor effektiviseringsgevinst. For da slipper sakene å registreres manuelt av en saksbehandler hos dem.

– Det er også veldig praktisk med de obligatoriske feltene til skjemaene. På den måten vil skjemaet inneholde all den informasjonen som trengs for å behandle søknaden. En del av støyet forsvinner for saksbehandlerne, for da kan de fokusere på behandlingen og ikke informasjonshentingen, sier han.

Alt i alt er Geir veldig fornøyd med skjemaløsningen, og han har fått veldig positive tilbakemeldinger fra brukerne. Han synes skjemaene er enkle og intuitive å bruke, og både designet for å lage skjemaene og admin panelet er enkelt å bruke. Han roser også Prokom for å være raskt ute med å rette eventuelle feil underveis.

- Vi er første høyskole som har brukt skjema fra Prokom, og vi har allerede anbefalt løsningen til andre høyskoler, avslutter han.

Du finner en oversikt over skjemaene til Høgskolen i Østfold her.

Digital skjemaløsning har gitt Høgskolen i Østfold bedre personvern og mindre papirflytting

Slutt på manuell papirflytting

Først ut med digitale praksisvurdering

Enkel og intuitiv løsning

Ta kontakt for mer informasjon

Bjørn Skau

Helge Ruud